Amikor meglátom ismerőseimnél, hogyan "rendszerezik" a szerződéseiket, csekkjeiket, akkor egy igen erőteljes hányinger fog el és csak a fejemet fogom. Az a baj, hogy a "behányok mindent" a mappába rendszer egyáltalán nem működik, és valójában egy egyre terebélyesedő porfogónak tekinthető, ami totálisan diszfunkcionális...

#1 Nyissál egy havi mappát a papíroknak

Teljesen világos számomra, hogy nem fogsz minden nap a családi papír-könyveléssel foglalkozni. Viszont azt gondolom, hogy nem túl nagy áldozat, ha minden hónapban 1 órát rászánsz a papírmunkára és a rendszer bővítésére. Éppen ezért a legfontosabb, hogy minden számlát, csekket, szerződést egy helyen tárolj addig a pillanatig, amíg fel nem dolgozod őket (a fizetés nem= feldolgozás).

#2 Scannelj be mindent

A rendszer legfontosabb alapelve a követhetőség és visszakereshetőség. Azt látjuk, hogy papír alapon szinte lehetetlen küldetés mindezt megvalósítani, hiszen bonyolult, fáradalmas és lassú a mechanizmus. Szerencsére ott van nekünk a számítógép, ahol könnyen és egyszerűen tudunk nagy mennyiségű dokumentumot tárolni. Éppen ezért minden hónapban egyszer fogod magad és a "havi mappában" összegyűlt papírmennyiséget feldolgozod, azaz bescanneled!

Minden oldalt a befizetési bizonylatokkal be kell scannelni, mert probléma esetén minden oldalt be kell majd mutatnod!

#3 Profi adminisztráció a számítógépen

A scannelés önmagában semmit nem ér, ha mögötte nem építettél ki egy logikus rendszert, aminek segítségével könnyen és gyorsan tudsz keresni szükség esetén. A kereshetőség miatt a legfontosabb, hogy minden egyes bemásolt dokumentumot nevezz át (pl.: UPC számla_2017_12).

Nézd meg az én mappastruktúrámat mintának:

Nagyon fontos, hogy minden tematikus mappán belül is kategóriákat hozok létre és mindezt időrendben elválasztom egymástól. Ez azt jelenti, hogy például a havi gyakoriságú kiadás számlák almappában minden hónapnak létrehozok egy almappát, ahova az adott hónap összes számlája és befizetési igazolása kerül.

Mivel szerződés nem túl gyakran kötök magánemberként (nem veszek minden nap telefont), ezért ott az éves időbeli elhatárolást alkalmazom, így van szerződések2016 és szerződések 2017-es mappám is. Nagyon fontos, hogy a lehető legpontosabban határozd meg az adott dokumentum helyét, mert így a jövőben sokkal könnyebb lesz előkeresni bármilyen papírt vagy befizetés igazolást.

Szinte kötelező minden befizetés igazolást (csekk) elrakni egy tematikus mappába (pl.: mosógép hitel), mert amennyiben a bank valamit elront, akkor te két kattintással tudod bizonyítani, hogy mindent befizettél...

#4 Offline tematikus mappák megnyitása

Én mindig szorgalmazom az úgynevezett "kettős könyvelést" magánszemélyek részére is, ami ebben az esetben azt jelenti, hogy a számítógépen létrehozott kategorikus rendszerhez hasonlóan a fizikai számlákat, szerződéseket is elrendezed. Mivel optimális esetben itt már nem kell annyira keresgélni, ha valami hirtelen kell, így elég nyitnod:

• egy szerződéseim mappát, ahova mindent raksz, ami szerződés
• egy számlák mappát, amit minden évben újranyitsz (számlák 2016, számlák 2017) és minden bugyiba egy havi számlát pakolsz bele (tehát lesz összesen 12 bugyi a mappában)
• egy megtakarításaim és hiteleim mappát, ahova minden bugyiba külön gyűjtöd az adott megtakarításnak/hitelnek a befizetési igazolásait, hogy egy helyen legyenek

Nem szabad halogatni, így automatikusan, amint az adott havi mennyiséget bescannelted, azonnal helyezd el a tényleges számlákat a mappákban, hogy ne legyen kavarodás!

#+1 Vegyél egy hordozható meghajtót, amire fél évente felmásolod a számítógépedről a mappákat, hogy véletlenül se vesszenek el az adatok meghibásodás esetén.

►►►►

Nyugdíjmegtakarítás: Klikk

✰ ingyenesen letölthetsz egy hasznos pénzügyi eszközt: Klikk

Segítsek neked vagy kérdésed van pénzügyekben? Akkor írj:

✰✰ szarvas.norbert@iflgroup.hu vagy

✰✰ www.iflgroup.hu

Itt találsz meg minket, ahol további "csak itt megjelenő" egyedi tartalmakat is olvashatsz