Az idő a legfontosabb erőforrásunk. Az idő egyenlőséget teremt, hiszen félreérthetetlenül mindenki számára napi 24 órát biztosít. Nem többet és nem kevesebbet. A legtöbben mégsem tudják hatékonyan beosztani a saját idejüket és felesleges energiákat veszítenek el. Az elveszett energiákat (és időkiesést) valahol pótolni kell. Ez szokott lenni általában a szeretteinkre szánt idő korlátozása, vagy más olyan korlátozás (pl: hobbi), ami teljessé teszi az életünket! De hogyan csinálják a profik? Mit csinálnak másként? 5 időmenedzsment parancsolat következik, amit nem csak a sikeres üzletemberek használhatnak. Ehhez nem kellenek milliók...

1. A naptár a legfontosabb az életed szervezésében

Az iskolában megtanítottak minket arra, hogy mindent a fejünkben kell tartani. Ma már egyre több kutatás támasztja alá, hogy az agyat nem az információ raktározására, hanem az információ feldolgozására tervezték. Bele sem gondolnak sokan, hogy mennyi energiát pazarolnak el a "fejben tartok mindent" mentalitás miatt. Ráadásul ez egy örökös stresszforrás is lehet, hiszen az agyunk folyamatosan jelzi felénk a megjegyzendő programokat. Mivel  a legtöbb esetben a program "elvégzése" több nap múlva esedékes, ezért nem tudjuk kielégíteni az agyunk "emlékeztető jelzését". Ez pont annyira idegesítő, mint a szundi funkció, amint egyre nyomasztóbbá válik minden reggel a 8 percenkénti figyelmeztetés.

Miért ne stresszmentesítenéd magad, ha megteheted? A hatékonyság legalapvetőbb eszköze a tennivalóink rendszerezése. A legjobb eszköz természetesen a naptár, amit meg kell tanulni használni. A legjobb, ha tényleg minden tennivalót és programot beleírsz ebbe a naptárba. Az elején nehéz lesz, viszont pár hét múlva már az agyunk is "felfogja", hogy kérdés esetén forduljon a naptárhoz. A naptárat aktívan kell használni, minden nap a reggeli rutinba bele kell illeszteni az adott napi illetve heti időpontok és tennivalók naptár szerinti rendszerezését. Nagyon fontos, hogy ne tő szavakat használj, hanem próbálj minél konkrétabb lenni, hogy az agyadnak "kevesebb dolgot kelljen megjegyezni" (teher és stresszmentesíted magadat)

2. A 2 perces szabály

Napi szinten kapunk emaileket, spameket, nem fogadott telefonhívásokat, Facebook üzeneteket és sms-eket. Azt vettem észre, hogy a legtöbb ember funkcionálisan utasítja el a 2 perces szabályt. Abból indulnak ki, hogy majd válaszolnak később az üzenetekre, megkeresésekre. Azt felejtik el, hogy amint megnyitottuk az sms-t vagy emailt, onnantól kezdve az agyunk elkezd dolgozni a "válaszon". Ha nem cselekszünk azonnal, akkor az agyunk addig tartja az információt és küldi a "szundi" jelzéseket, amíg ezt nem vagyunk hajlandóak megcsinálni. Mivel egyre több ilyen megjegyzendő dolog van, ezért elfelejtünk válaszolni idővel, mégis folyamatosan bennünk van egy rossz és fárasztó érzés: "mintha valamit elfelejtettem volna". Ez a tudatalaltti "szundi funkciója". Rengeteg felesleges energiát emészt fel.

Ha tényleg nincsen időd sms-ezni, Facebookozni vag emailekre válaszolgatni, akkor arra sincsen időd, hogy megnyisd ezeket a programokat. Ha mégis megnyitod, akkor érdemes a két perces szabályt alkalmazni. Minden olyan cselekvés (pl válasz), amit 2 percen belül eltudsz végezni, azt azonnal tedd meg és ne halaszd el. Pár napig ezt csinálod és hihetetlen megkönnyebbülést fogsz érezni, mivel 80%-kal csökken a "valamit elfelejtettem, valamit tennem kéne" rossz érzés, ami feleslegesen dolgoztatja az agyadat és a memóriádat.

3. Folyamatosan rendszerezd a tennivalóidat

Az emberek azt hiszik, hogy a működésük a FIFO (first in first out) elven kell, hogy működjön. Vagyis lépésről lépésre az éppen aktuális "kérést, feladatot" akarják elvégezni. Hihetetlen fárasztó és energiapazarló életmód tud lenni, amikor nem vagyunk hajlandóak a saját érdekünkben rendszerezni a bejövő kéréseket, feladatokat. Talán ennek az az oka, hogy az emberek nem mernek konfrontálódni és mégkevésbé szeretnek nemet mondani bárkinek és bármire. 

A helyes cselekvés hatékonyság szempontjából viszont pontosan a rendszerezés lenne fontossági szempontból. Három alap rendszer lehet: nagyon fontos, fontos, és ráér. Ehhez viszont tisztába kell kerülnünk saját életünkkel és saját sorrendet kell felállítanunk. És tudni kell nemet mondani, ha már nem fér bele az időnkbe. A legrosszabb, amit tehetünk, ha egy "ráér" feladat miatt felborítjuk a napi fontossági sorrendünket és emiatt folyamatos csúszásba és stresszhelyzetbe  helyezzük saját magunkat. 

4. Minden nap legyen egy tennivaló listád és számozd be

Az időd túl értékes ahhoz, hogy a szerencsére bízd. Mégis a legtöbben ezt teszik, amikor úgy vágnak neki az adott napnak, hogy nincsen konkrét menetrendjük és egy listájuk a tennivalókról és a sorrendről. Ilyenkor születnek olyan gyönyörűségek, mint: gyereket elvinni az iskolába-lefürdöni-visszamenni az iskola melletti pékségbe reggeliért- hazamenni reggelizni- elmenni munkahelyre- hazamenni- elmenni a gyerekért az iskolába-hazamenni- elmenni bevásárolni. 

Mennyi időt spórolnál magadnak, ha összerehoznád a tennivalóidat és racionalizálnád? 1. elvinni a gyereket a suliba és megvenni a pékségben a reggelit. 2. otthon elkészülni, megreggelizni. 3. munka után elmenni a gyerekért 4. a gyerekkel elmenni bevásárolni.

A legjobb, ha előző este vagy aznap reggel indulás előtt leírod egy cetlire vagy telefonba, hogy aznap pontosan miket kell megcsinálnod és felállítasz egy logisztikai sorrendet, hogy minden kényelmesen beleférjen. Egy ilyen listával a zsebedben egész nap csak pipálgatnod kell és nem azon agyalnod, hogy mit felejtettél el. Ráadásul egy teljesen kipipált tennivalólista a nap végén sikerélményt jelent neked és úgy fekszel le, hogy elérted az aznapi céljaidat. 

5. Mindig csinálj valami hasznosat

Az emberek nem a hasznos dolgokban fáradnak el leginkább, hanem azokban a kiegészítő cselekvésekben, amiknek amúgy semmi értelme és amik nem voltak benne a "tervben". Tipikusan ilyen pótcselekvések a folyamatos cigiszünetek, a nem időzített postára rohangálás vagy a videójáték. Mindenkinek több ilyen pótcselekvése van, amikor úgy érzi, hogy csinál valamit (sokszor a hamis hasznosság érzetével), mégsem jut sehova. Ebben pedig elfárad. Ráadásul ezek a pótcselekvések megborítják a napot és a lendületet. Se nem hasznosak, se nem hatékonyak ezek a pótcselekvés beékelődések. Ráadásul ritkán okoz sikerélményt, ha adott napon már harmadszorra álltál fél órát a postán. Helyette ezeket a pótcselekvéseket is rendszerezni kell! pl.: Postára ezen a héten pénteken 9 órakor megyek el. A pótcselekvéseket is lehet előre tervezni.

Én az elmúlt másfél évben abból indultam ki, hogy kiírtom a saját életemből ezeket a pótcselekvéseket. Volt mit írtani, hiszen a pótcselekvések királya voltam. A pótcselekvéseim miatt úgy éreztem, hogy sok mindent csinálok, de mégsem kerültem összhangba az elvárásaimmal. Aztán rájöttem, hogy a pótcselekvésnek nem lesz eredménye, csak az energiámat viszi el. Az elmúlt két évben a változás számomra az volt, hogy mindennap nap legyen sikerélményem (pl.: tenni való lista elvégzése)  és a rendelkezésemre álló időmet aktívan és hasznos töltsem el. Ma már nem állok neki random mosogatni itthon vagy irodában aktákat tologatni. Minden pontosan előre be van tervezve. Megvannak az időpontjaim, hogy mikor fogok mosogatni, mikor videójátékozom, mikor tologatok aktákat és mikor csinálok mást. Ma már elképzelhetetlen számomra, hogy a munkaidőmben és a szabadidőmben ne csináljak folyamatosan valami hasznos dolgot, aminek teremtő értéke van. Azon vettem észre magam, hogy ma (tervezett pihenőnap) fél nap semmittevés után már tényleg megszólalt a lelkiismeretem és szabályosan rosszul éreztem magam amiatt, hogy semmi hasznosat nem csinálok. 

Ráadásul fáradtág és fáradtság között is van különbség. Ha hasznosan és produktívan töltöd el az időd, akkor is elfáradsz, de ez "kellemes fáradtság". Ha a "semmittevéstől" és pótcselekvésektől fáradsz le, akkor az egy elég kényelmetlen fáradtság, amin egy alvás sem segít. A legfárasztóbb dolog a semmittevés.