Naponta frissülő tartalommal, ami gondolkodásra késztet

10 tipp, hogy megtanulj helyesen e-mailt írni!

2016. szeptember 29. - Szarvas Norbert

never-purchase-another-email-for-your-gsa-ser-projects.jpg

2016-ban az e-mail megkerülhetetlen kommunikációs eszköze a hétköznapjainknak.
Mellette szól,

hogy nem ér minket váratlanul,

mi választhatjuk meg, hogy mikor válaszolunk

fel tudunk készülni a válaszra

+1 nagyon sokan egyszerűen nem szeretnek és nem is tudnak telefonon megfelelően kommunikálni

Mivel napi szinten több tucat e-mailt kapok ügyfelektől, érdeklődőktől, ezért viszonylag mély merítésben van a tipikus hibákból. Az alábbi sorokban pedig alapvető praktikákat, tippeket írok meg neked, amit használva biztosan fejlődni fog az e-mail kommunikációd, jobb lesz olvasni a leveleidet és javul a megítélésed. Ugyanis az emberek az e-mail-jeinkből is komoly következtetéseket szeretnek levonni!

1) Mindig szólíts meg

 

Nem szabad elfelejteni, hogy az e-mail az alapvetően nem Facebook messenger vagy twitter vagy bármilyen real time (valós idejű) csevegési eszköz. Sokkal inkább hasonlítható a kézzel írott levél digitális változatára. El tudod képzelni, hogy egy kézzel írott levélben ne szólítsd meg a címzettet? NEM

Még folyó e-mail beszélgetések alkalmával is fontos, hogy minden egyes levélben használj megszólítást. Ezzel veszíteni nem veszíthetsz, viszont szimpátiát válthatsz ki ezáltal. Mondhatni kötelező formai követelmény, amit nem szabad elhagynod azért, mert mostanában divat lett. 

Hogyan szólítsam meg Példa Pétert?

Tisztelt Példa Péter- nagyon hivatalos megszólítás, amikor nem ismerem az illetőt és alapvetően "üzleti" ügyben keresem

Tisztelt Péter- hivatalos megszólítás, amit sokkal jobban szeretnek az emberek. 

Kedves Péter- baráti megszólítás, amit jellemzően abban az esetben használunk, amikor már kialakult valamilyen ismerettség az adott illetővel

Szia- jellemzően akkor használjuk, amikor egy folyó e-mail beszélgetésben vagyunk és már a sokadik levélváltás után értelmét veszti a név szerinti megszólítás. Nagyjából ez a "beköszönés", aztán irány a lényeg.

2) Tagoltan kommunikálj

 

Kutatások bizonyítják, hogy az olvasó számára a legkellemesebb olvasási forma, amikor a feladó háromsorosokkal kommunikál velünk. Ez azt jelenti, hogy a mondanivalónkat tagolnunk kell és maximum 3 soronként egy sor szünetet beiktatni. Ezáltal sokkal dinamikusabban és kellemesebben lehet átolvasni a levelet.  Ráadásul sokkal többet "fognak fel" a sorokból, mintha tagolás nélkül rázúdítanánk a másikra a mondanivalónkat!

Ne csak a szobádat, hanem a soraidat is szellőztesd!

3) Mindig köszönj el!

 

Véleményem szerint a tiszteletlenség jele, ha nem köszönnek el a levél végén. Megint a szimpátiát nyerhetjük el, ha szépen elköszönünk. Ez lehet egy "szép napot" vagy egy "üdvözlettel". Én pár hónapja a "Barátsággal" elköszönést használom. Egyszer valaki így köszönt el tőlem és hihetetlenül jól esett. Sokkal bensőségesebbnek éreztem, mint egy sima elköszönést. Azóta ezt használom, mivel én valóban barátsággal állok mindenkihez. Ez pedig egy jó lehetőség arra, hogy másokkal is tudassam!

 

4) Írj elérhetőséget

 

A levelező programokban lehetőség van beállítani egy automatikus szöveget a levél végén. Ezt érdemes arra használni, hogy egy szépen megszerkesztett (minimum) elérhetőséget rakjunk a végére (telefonszám, e-mail cím,). Ez olyan, mintha egy digitális névjegykártyát küldenénk a másiknak. Veszítenivalónk ezzel nincsen, viszont megint erősítjük a profizmust és a bizalmat. 

Ma már egyre népszerűbb egy másik betűtípussal aláírást "imitálni" illetve a saját arcképünket belehelyezni ebbe a digitális névjegykártyába a levelek végén. Azt gondolom, hogy ez újfent a bizalmat erősíti, hiszen felvállaljuk az arcunkat egy olyan korban, amikor mindenki megpróbál az internet névtelensége mögé bújni. 

5) Nagyon fontos a betűtípus

 

A legjobb, ha egyszerűen nem változtatod meg a betűtípus beállítást. Rengeteg lehetőséged lenne erre, de egyszerűen nem érdemes. A legtöbb betűtípus csak azért létezik, hogy legyen. A lényeg, hogy a szemnek kényelmes legyen a szöveg. Márpedig erre a legalkalmasabb betűtípus a Helvetica vagy a Sans Serif szokott lenni. Tehát ne ezzel akarj "jobban kommunikálni", mert nem fog sikerülni. 

 

kepernyofoto_2016-09-29_21_49_44.png

 

6) A Tárgy rovatot mindig töltsük ki

 

Az e-mailezéssel kapcsolatban az első szabály a "Tárgy" (Subject)) mezőre, pontosabban annak kitöltésére vonatkozik. 
A tapasztalatok azt mutatják, hogy egyáltalán nem szerencsés tárgy nélkül elküldeni egy e-mailt. Egyrészt, mert bizonyos levelezések az ilyen leveleket spamként értékelik, másrészt ezeket nem minden esetben olvassák el a címzettek. Fontos, hogy a tárgynak rövidnek, de annál informatívabbnak kell lenni.

 

7) Írd le, miért küldted a levelet

 

A megszólítás után térhetünk rá a levél tartalmára, amelyet minden esetben érdemes egy rövid mondattal bevezetni. Például "Telefononbeszélgetésünkre hivatkozva: ...".In medias res nem tanácsos belevágni a mondandóba, előbb mindenképp írjuk le, miért küldjük a levelet.

 

8) Nem kell a jópofa e-mail cím

 

Valószínűleg elértünk a jópofáskodás korszakának a végére. Ma már egyre "cikibb", ha az e-mail címünk "mucika 1234" vagy "jedi25". Helyette törekedjünk a nevünket belecsempészni a dologba:

peter.pelda@gmail.com

ppelda@gmail.com

ppeter@gmail.com

pelda.peter@gmail.com

És próbáljuk meg nem a születési dátumunkkal szinesíteni a dolgot, hiszen ezzel sajnos eggyel több információt "ajándékozunk" oda a másiknak, amiből előnyünk garantáltan nem származik, viszont hátrányunk származhat.

9) Próbáljunk tömörek és lényegre törőek maradni

 

Az e-mail egy nagyon veszélyes kommunikációs eszköz, hiszen menet közben könnyen elbeszélhetnek egymás mellett a felek, könnyen félreérthetnek egy smiley-t, félreértelmezhetnek egy poénosnak szánt kijelentést és hihetetlenül gyorsan baráti levélváltásból egy vita is kialakulhat. El kell fogadni, hogy teljesen máshogy dekódoljuk a dolgokat.

Ezért jópofáskodni kizárólag olyannal, akivel már találkoztunk az életben vagy legalább telefonon beszéltünk, ezáltal megérthette a mi gesztusainkat. Enélkül időzített bombán csücsülsz.

Az érzelmek teljesen félreérthetőek

 

10) Kommentbe írd meg a te tanácsodat!

 

Bónusz cikk: Hogyan írjunk motivációs levelet?

 

►►►►

Ha kérdésed van pénzügyekben:

✰✰ szarvas.norbert@iflgroup.hu vagy

✰✰ www.iflgroup.hu

� Ajándék ingyenes családi vagyontervező

Letölthető itt: Klikk

� Ajándék lakástakarék választó 

Klikk

Itt találsz meg minket:

A bejegyzés trackback címe:

https://iflgazdasag.blog.hu/api/trackback/id/tr311752943

Kommentek:

A hozzászólások a vonatkozó jogszabályok  értelmében felhasználói tartalomnak minősülnek, értük a szolgáltatás technikai  üzemeltetője semmilyen felelősséget nem vállal, azokat nem ellenőrzi. Kifogás esetén forduljon a blog szerkesztőjéhez. Részletek a  Felhasználási feltételekben és az adatvédelmi tájékoztatóban.

Hétköznapi Hősnők 2016.09.29. 22:49:53

Az én legkedvesebb megszólítási formám, amit kifejezetten üzleti ügyben használok:
Tisztelt Példa Úr, kedves Péter!
:)

bircaman maxval szerkesztő · http://bircahang.org 2016.09.30. 05:32:07

A legfurcsább üzleti íméles szokás: ha naponta többször is írunk ímélt ugyannak az embernek, mindig köszönünk neki.

Untermensch4 2016.09.30. 15:27:55

@bircaman maxval szerkesztő: A rituálék mind furcsák de megnyugtatóak.

pacagánycsök 2016.09.30. 17:06:02

Mindig "reply all", sima "reply" csak nagyon indokolt esetben.
Ha reply all-nál kiveszel valakit cc-ből, kezdd azzal az emailt, hogy ezt közlöd.
Ha több emertől vársz reakciót, külön tagolva külön szólítsd meg őket.
Ha több kérdésre vársz választ, emeld ki külön szekcióban őket.
Ne változtasd a subjectet.
Ha valakinek új témában írsz, ne reply a legutóbbi, tök más témában írt levélre, hanem új emil, új subject.
Ha hosszú az email, tegyél az elejére TL;DR-t/summary-t.

Ha amerikai idiótával emailezel, 1 kérdés/email.

Online Távmunkás · http://onlinetavmunka.blog.hu 2016.09.30. 19:09:35

Én a háromsorosokról úgy hallottam, hogy hatékony kommunikáció maximum 3 soros e-mailt jelent és ami ennél hosszabb, azt nem e-mailben kell elintézni. Ugyanez igaz a háromszori levélváltásra is.

Fotót pedig sose láttam aláírásban...

@pacagánycsök: A Reply All tanácsodat gondold végig a céges körlevelek kapcsán...

marosmozi 2016.09.30. 22:47:51

Ha meghívót küldesz, a tárgyban legyen már érdemi infó,aztán pedig a szövegtörzsben.
Érdektelen vagy éppen idegesítő,ha a "Meghívó" tárgyú levélben meghívnak a csatolt "meghívó.doc" fájlnevű mellékletben valami izére,de mire kihámozod, már hasznos percek vesztek el. Meg a nyugalmad.

IDSx 2016.09.30. 23:02:10

szerintem a két legfontosabb dolog, amit nem említesz:

Visszatörlés: . Csak az utolsó 1-2 levelet hagyom benne a reply-ban, ha a másik fél előző levele túlságosan hosszú abból is [...]-ozom az információtartalommal nem bíró részt. Úgyis megvan a teljes levelezés mindkettőnknél - szorítkozzunk a lényegre.

Inline reply: ha több kérdésre, témára adunk reakciót én hatékonyabbnak találtam a "Kedves ..., Válaszaim, meglátásaim lentebb ismertetem." és az ő levelébe beszúrva válaszolok, természetesen tagolva. így a saját levelét is újra végigolvassa, felfrissíti a témát magában.

Mention: ha több embertől akarok kérdezni/kérni az interneten bevált @... ot használom, pl. @Laci: kérlek intézd az ügy műszaki részét! @Feri: sales kérdésekkel tudsz foglalkozni? félkövéren is érdemes kiemelni - a saját nevét mindig észreveszi az ember, ha ki van emelve :)

Hivatalos aláírás+profilkép: 1-2 bekezdéses levél mellett ez a képernyőfelület kb felét elfoglalja! többedszeri levélváltás - felesleges overheadet jelent.

Ha a másik fél már "baráti hangnemet" ütött meg kifejezetten zavaró lehet a hivatalos "névjeggyel" traktálni. profilkép/céglogó jól mutat, de jelentősen növeli a levél méretét - gondolj arra, ha a másik mobilról is levelezik vagy nem végtelen az email tárhelye! Én első levélváltáskor küldök teljeset, utána már nem. Könnyebb így a levelezést követni.

Mi legyen az aláírásban? érdemes megadni a telefonszámod, ha te csak egy köztes szerepet töltesz be (pl. tervezőmérnök), de már nem kompetenciád pl. értékesítési kérdésekre válaszolni...míg egy kkv ügyfélnél ez a két funkció akár egybe is folyhat? Nekem kétféle aláírásom van emiatt.

Kit cczünk rá? Gondoljuk át, mi történik reply all-ra: örülne a senior expert vagy a teamleader, ha az ügyfél/partner csipcsup szakmai kérdéseit ő is megkapná? Kérdezzük meg inkább személyesen, bele akar e folyni.

MIÉRT NINCS MINDEN MSZP ÉS FIDESZ TOLVAJ.BÖRTÖNBEN 2016.10.01. 07:54:12

Marha fontos, hogy az aláírásnál szerepeljen az e-mail címünk!

MIÉRT NINCS MINDEN MSZP ÉS FIDESZ TOLVAJ.BÖRTÖNBEN 2016.10.01. 07:55:03

@Untermensch4: "@bircaman maxval szerkesztő: A rituálék mind furcsák de megnyugtatóak."

Nagyon idegesítő, ha egy ember naponta tízszer köszön.

bircaman maxval szerkesztő · http://bircahang.org 2016.10.01. 08:33:50

@a gyűlölködők bekaphattyák, érvénytelenül szavazok:

A munkahelyemen a Skype is használatban van hivatalos célokra. OTT IS minden alkalommal köszönés van. Mi értelme, nem tudom. Én nem követem ezt a hivatali szokást,

Firestarter.18 · http://firestarter-18.blog.hu/ 2016.10.01. 09:48:31

Ennek a kezirast imitalo betutipusnak olyan '95-os szamtechora feelingje van. Fenykepes alairast en sem lattam meg, szerencsere.

VT Man 2016.10.01. 11:01:29

@bircaman maxval szerkesztő:
A skype koszones lenyege, hogy nem kell azt leirnia a masik felnek, hogy "bocs, hogy megszakitottalak a munkaban es ezzel egy ora munkad eluszott ma, de szerinted a piros vagy a fekete ceges toll nez ki jobban?"
Ehelyett:
"Szia!"

Szarvas Norbert 2016.10.01. 14:18:07

@Firestarter.18: magyarorszagon meg nem elterjedt,amerikaban egyre inkabb. nalunk 2-4 ev mulva lesz elterjedt kb

J. McClane 2016.10.01. 18:08:49

Par dolog:
-valaszaim lent priossal - ilyenkor mas szinnel beirom a kerdesei utan a valaszokat.
-ha egy emailben tobb feladat van masnak es masnak akkor lehet @Piri: kene egy sor @Jani: hozzal sutit
-titkos masolat hasznalata. Pl fonokot berakni higy lassa mi van, vagy olyan valakit akit erdekelhet hogy irtunk a temaban, de tobb emailt nem akar
-fontos prioritas kerulese. Nem minden level fontos
-lehet hasznalni az alacsony fontossagot levelkuldeskor. Neha nem art
-aki szerepel a levelben nev szerint azt illik rarakni cimzettkent vagy masolatkent

J. McClane 2016.10.01. 18:10:15

@J. McClane: ja. Ha telefonrol irod a valaszt akkor az alarisban valahogy legyen ott higy mobilrol kuldted, es ezert van benne egy csomo elgepeles vagy nincs ekezet

na__most__akkor 2016.10.02. 09:35:17

@VT Man: @Szarvas Norbert: @J. McClane: @Firestarter.18:
Továbbá, ha magyar vagy, használd a magyar ékezeteket...

"ot használom" (@idavid_hu: ) ... és ismerd a magyar helyesírást!

@J. McClane: mobilról is...
"fonokot berakni higy lassa mi van" Ennyire hülye vagy, bazmeg?

............

FIGYELEM, FIGYELEM !!!
Ebben az évszázadban az internet már eljutott oda, hogy BÁRMILYEN nyelv BÁRMILYEN karakterét képes leírni/ábrázolni/megmutatni.

""higy mobilrol kuldted, es ezert van benne egy csomo elgepeles vagy nincs ekezet""

Kivéve az ilyen hülyéket.

Neked ugatok nem a házat őrzöm 2016.10.02. 09:47:59

Ez a fotós aláírás jó ötlet: mostanában Lebenslaufokat és Bewerbungokat küldözgetek, még egy kép az jó lehet,mert lehet hogy LL-t már meg sem nyitja (egyébként nem nyitják meg, személyes beszélgetésre mindig viszem magammal mert persze nekik nincs meg)
A tárgy az mindig, sokszor a Kontaktpersont is oda irom, ha a cím info@ ez meg az.
Az aláírásban is jó ha benne van minden, sokszor a magán levelezésben is jól jön, mostánában amúgy is sok volt a változás.
A megszólítást néha kifelejtem, de ezentúl nem fogom.
Nem szeretek a replyben levelezni, Én sem találok meg benne semmit, És szerintem a címzett sem, egy idő után nem lehet visszafejteni.

pacagánycsök 2016.10.03. 09:17:24

@Online Távmunkás: céges körlevélre egyáltalán nem küldünk választ, nem arra van
Ha pedig mégis, akkor ez egy nagyon indokolt eset a sima reply használatára.

Pontosan ahogy írtam.

Reszelő Aladár 2016.10.19. 19:12:21

Szerintem a megszólítás és az elköszönés alap. Egy Kedves/Tisztlet XYZ és egy Üdv Aladárnak bele kell férni. Ez alól maximum egy 'OK' vagy egy 'köszi' tartalmú levél lehet kivétel.
A sok reply egy idő után tényleg zavaró lehet, de ha van Conversation view a levelezőben, akkor azzal szép tisztán tartható a mailbox.
A 3 soros szabály jó ötletnek tűnik, simán használni fogom.
Amúgy meg 1 téma 1 email. Ha napi 40-50-100-200 levelet kap az ember, akkor úgy sokkal könnyebb megtalálni. Ha én indítom a levelezést, akkor még a Tárgy rovatot is én határozom meg, így könnyebb visszakeresni,
Jók még a külön folderek is, így egy-egy témát könnyebb később is átlátni.