2016-ban az e-mail megkerülhetetlen kommunikációs eszköze a hétköznapjainknak.
Mellette szól,
hogy nem ér minket váratlanul,
mi választhatjuk meg, hogy mikor válaszolunk
fel tudunk készülni a válaszra
+1 nagyon sokan egyszerűen nem szeretnek és nem is tudnak telefonon megfelelően kommunikálni
Mivel napi szinten több tucat e-mailt kapok ügyfelektől, érdeklődőktől, ezért viszonylag mély merítésben van a tipikus hibákból. Az alábbi sorokban pedig alapvető praktikákat, tippeket írok meg neked, amit használva biztosan fejlődni fog az e-mail kommunikációd, jobb lesz olvasni a leveleidet és javul a megítélésed. Ugyanis az emberek az e-mail-jeinkből is komoly következtetéseket szeretnek levonni!
1) Mindig szólíts meg
Nem szabad elfelejteni, hogy az e-mail az alapvetően nem Facebook messenger vagy twitter vagy bármilyen real time (valós idejű) csevegési eszköz. Sokkal inkább hasonlítható a kézzel írott levél digitális változatára. El tudod képzelni, hogy egy kézzel írott levélben ne szólítsd meg a címzettet? NEM
Még folyó e-mail beszélgetések alkalmával is fontos, hogy minden egyes levélben használj megszólítást. Ezzel veszíteni nem veszíthetsz, viszont szimpátiát válthatsz ki ezáltal. Mondhatni kötelező formai követelmény, amit nem szabad elhagynod azért, mert mostanában divat lett.
Hogyan szólítsam meg Példa Pétert?
Tisztelt Példa Péter- nagyon hivatalos megszólítás, amikor nem ismerem az illetőt és alapvetően "üzleti" ügyben keresem
Tisztelt Péter- hivatalos megszólítás, amit sokkal jobban szeretnek az emberek.
Kedves Péter- baráti megszólítás, amit jellemzően abban az esetben használunk, amikor már kialakult valamilyen ismerettség az adott illetővel
Szia- jellemzően akkor használjuk, amikor egy folyó e-mail beszélgetésben vagyunk és már a sokadik levélváltás után értelmét veszti a név szerinti megszólítás. Nagyjából ez a "beköszönés", aztán irány a lényeg.
2) Tagoltan kommunikálj
Kutatások bizonyítják, hogy az olvasó számára a legkellemesebb olvasási forma, amikor a feladó háromsorosokkal kommunikál velünk. Ez azt jelenti, hogy a mondanivalónkat tagolnunk kell és maximum 3 soronként egy sor szünetet beiktatni. Ezáltal sokkal dinamikusabban és kellemesebben lehet átolvasni a levelet. Ráadásul sokkal többet "fognak fel" a sorokból, mintha tagolás nélkül rázúdítanánk a másikra a mondanivalónkat!
Ne csak a szobádat, hanem a soraidat is szellőztesd!
3) Mindig köszönj el!
Véleményem szerint a tiszteletlenség jele, ha nem köszönnek el a levél végén. Megint a szimpátiát nyerhetjük el, ha szépen elköszönünk. Ez lehet egy "szép napot" vagy egy "üdvözlettel". Én pár hónapja a "Barátsággal" elköszönést használom. Egyszer valaki így köszönt el tőlem és hihetetlenül jól esett. Sokkal bensőségesebbnek éreztem, mint egy sima elköszönést. Azóta ezt használom, mivel én valóban barátsággal állok mindenkihez. Ez pedig egy jó lehetőség arra, hogy másokkal is tudassam!
4) Írj elérhetőséget
A levelező programokban lehetőség van beállítani egy automatikus szöveget a levél végén. Ezt érdemes arra használni, hogy egy szépen megszerkesztett (minimum) elérhetőséget rakjunk a végére (telefonszám, e-mail cím,). Ez olyan, mintha egy digitális névjegykártyát küldenénk a másiknak. Veszítenivalónk ezzel nincsen, viszont megint erősítjük a profizmust és a bizalmat.
Ma már egyre népszerűbb egy másik betűtípussal aláírást "imitálni" illetve a saját arcképünket belehelyezni ebbe a digitális névjegykártyába a levelek végén. Azt gondolom, hogy ez újfent a bizalmat erősíti, hiszen felvállaljuk az arcunkat egy olyan korban, amikor mindenki megpróbál az internet névtelensége mögé bújni.
5) Nagyon fontos a betűtípus
A legjobb, ha egyszerűen nem változtatod meg a betűtípus beállítást. Rengeteg lehetőséged lenne erre, de egyszerűen nem érdemes. A legtöbb betűtípus csak azért létezik, hogy legyen. A lényeg, hogy a szemnek kényelmes legyen a szöveg. Márpedig erre a legalkalmasabb betűtípus a Helvetica vagy a Sans Serif szokott lenni. Tehát ne ezzel akarj "jobban kommunikálni", mert nem fog sikerülni.
6) A Tárgy rovatot mindig töltsük ki
Az e-mailezéssel kapcsolatban az első szabály a "Tárgy" (Subject)) mezőre, pontosabban annak kitöltésére vonatkozik.
A tapasztalatok azt mutatják, hogy egyáltalán nem szerencsés tárgy nélkül elküldeni egy e-mailt. Egyrészt, mert bizonyos levelezések az ilyen leveleket spamként értékelik, másrészt ezeket nem minden esetben olvassák el a címzettek. Fontos, hogy a tárgynak rövidnek, de annál informatívabbnak kell lenni.
7) Írd le, miért küldted a levelet
A megszólítás után térhetünk rá a levél tartalmára, amelyet minden esetben érdemes egy rövid mondattal bevezetni. Például "Telefononbeszélgetésünkre hivatkozva: ...".In medias res nem tanácsos belevágni a mondandóba, előbb mindenképp írjuk le, miért küldjük a levelet.
8) Nem kell a jópofa e-mail cím
Valószínűleg elértünk a jópofáskodás korszakának a végére. Ma már egyre "cikibb", ha az e-mail címünk "mucika 1234" vagy "jedi25". Helyette törekedjünk a nevünket belecsempészni a dologba:
peter.pelda@gmail.com
ppelda@gmail.com
ppeter@gmail.com
pelda.peter@gmail.com
És próbáljuk meg nem a születési dátumunkkal szinesíteni a dolgot, hiszen ezzel sajnos eggyel több információt "ajándékozunk" oda a másiknak, amiből előnyünk garantáltan nem származik, viszont hátrányunk származhat.
9) Próbáljunk tömörek és lényegre törőek maradni
Az e-mail egy nagyon veszélyes kommunikációs eszköz, hiszen menet közben könnyen elbeszélhetnek egymás mellett a felek, könnyen félreérthetnek egy smiley-t, félreértelmezhetnek egy poénosnak szánt kijelentést és hihetetlenül gyorsan baráti levélváltásból egy vita is kialakulhat. El kell fogadni, hogy teljesen máshogy dekódoljuk a dolgokat.
Ezért jópofáskodni kizárólag olyannal, akivel már találkoztunk az életben vagy legalább telefonon beszéltünk, ezáltal megérthette a mi gesztusainkat. Enélkül időzített bombán csücsülsz.
Az érzelmek teljesen félreérthetőek
10) Kommentbe írd meg a te tanácsodat!
Bónusz cikk: Hogyan írjunk motivációs levelet?
►►►►
Ha kérdésed van pénzügyekben:
✰✰ szarvas.norbert@iflgroup.hu vagy
✰✰ www.iflgroup.hu
� Ajándék ingyenes családi vagyontervező
Letölthető itt: Klikk
� Ajándék lakástakarék választó
Itt találsz meg minket: